Hợp đồng thiết kế website cần những điều khoản gì? Checklist trước khi ký

Checklist điều khoản cần có trong hợp đồng thiết kế website: phạm vi công việc, tiến độ và nghiệm thu, thanh toán, quyền sở hữu mã nguồn và tên miền, bàn giao, bảo hành, xử lý thay đổi phạm vi.

Nhiều bất đồng khi làm website không đến từ kỹ thuật mà từ những điều không được viết ra. Đây là 10 nhóm điều khoản nên có trong hợp đồng để bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn đơn vị làm web.

Một website thường mất vài tuần đến vài tháng để hoàn thành và gắn với doanh nghiệp trong nhiều năm. Trong khoảng thời gian đó, hai bên sẽ có rất nhiều trao đổi: thêm một trang, đổi một màu, sửa một tính năng. Nếu hợp đồng chỉ ghi chung chung là thiết kế website trọn gói kèm một con số, mỗi thay đổi nhỏ đều có thể trở thành tranh cãi. Hợp đồng rõ ràng không phải để đề phòng nhau, mà để hai bên hiểu giống nhau về việc sẽ làm và tài sản sẽ được bàn giao.

10 nhóm điều khoản nên có trong hợp đồng thiết kế website

Điều khoản	Cần ghi rõ	Vì sao quan trọng
1. Phạm vi công việc	Danh sách trang, chức năng, số vòng chỉnh sửa, nội dung do bên nào chuẩn bị	Là căn cứ cho nghiệm thu và mọi thay đổi sau này
2. Tiến độ	Các mốc duyệt thiết kế, hoàn thành lập trình, kiểm thử, ra mắt; trách nhiệm khi chậm	Tránh dự án kéo dài không hồi kết
3. Thanh toán	Số đợt, giá trị từng đợt gắn với mốc công việc, phương thức thanh toán	Tiền đi cùng kết quả, công bằng cho cả hai bên
4. Nghiệm thu	Tiêu chí nghiệm thu, thời gian phản hồi, cách xử lý lỗi phát hiện khi nghiệm thu	Xác định thời điểm dự án hoàn thành
5. Quyền sở hữu	Mã nguồn, thiết kế, tên miền, hosting, dữ liệu, tài khoản quản trị thuộc về ai, từ khi nào	Quyết định doanh nghiệp có thật sự sở hữu website hay không
6. Bàn giao	Danh sách tài sản bàn giao: mã nguồn, tài khoản, tài liệu hướng dẫn, thông tin máy chủ	Đủ để tự vận hành hoặc đổi đơn vị khi cần
7. Bảo hành	Thời hạn, phạm vi, thời gian phản hồi, những gì không thuộc bảo hành	Tránh tranh cãi khi có lỗi sau bàn giao
8. Thay đổi phạm vi	Cách đề xuất, đánh giá, báo chi phí, phê duyệt thay đổi và ảnh hưởng tới tiến độ	Kiểm soát chi phí phát sinh
9. Bảo mật thông tin	Trách nhiệm giữ bí mật dữ liệu, tài khoản, thông tin kinh doanh	Bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp và khách hàng
10. Chấm dứt và tranh chấp	Điều kiện chấm dứt, thanh toán phần việc đã làm, bàn giao phần dở dang, cách giải quyết tranh chấp	Có lối ra rõ ràng nếu hợp tác không như kỳ vọng

Phạm vi công việc: điều khoản quan trọng nhất

Nhiều bất đồng bắt nguồn từ việc hai bên hiểu phạm vi khác nhau. Doanh nghiệp nghĩ website bán hàng đã gồm thanh toán trực tuyến và kết nối vận chuyển; đơn vị làm web lại hiểu chỉ là giỏ hàng và đặt hàng cơ bản. Cách tránh là đưa phạm vi vào phụ lục chi tiết gồm:

Sơ đồ trang và mô tả ngắn từng trang.
Danh sách chức năng, kèm những gì không bao gồm.
Số vòng chỉnh sửa thiết kế và lập trình trong phạm vi.
Bên nào chuẩn bị nội dung, hình ảnh; nếu đơn vị làm web viết thì viết những trang nào.
Các tích hợp bên thứ ba như thanh toán, vận chuyển, CRM, và điều kiện tài khoản cần có.

Quyền sở hữu và bàn giao: đừng để mập mờ

Website chỉ là tài sản của doanh nghiệp khi các thành phần cốt lõi đứng tên doanh nghiệp. Hợp đồng nên ghi rõ:

Tên miền đăng ký đúng tên doanh nghiệp, doanh nghiệp giữ tài khoản quản lý.
Hosting hoặc máy chủ do doanh nghiệp đứng tên, hoặc có cam kết chuyển giao khi doanh nghiệp yêu cầu.
Mã nguồn được bàn giao đầy đủ, thông thường sau khi hoàn tất thanh toán theo hợp đồng.
Dữ liệu khách hàng, đơn hàng, nội dung thuộc về doanh nghiệp và xuất ra được khi cần.
Tài khoản quản trị cấp cao nhất thuộc về doanh nghiệp, kèm tài liệu hướng dẫn sử dụng.
Bản quyền bên thứ ba: theme, plugin, font, ảnh có giấy phép hợp lệ, ghi rõ ai chịu phí gia hạn.

Bảo hành và thay đổi phạm vi

Điều khoản bảo hành nên trả lời ba câu: bảo hành bao lâu, gồm những gì, và báo lỗi bằng cách nào. Một dòng bảo hành chỉ ghi thời hạn mà không nói phạm vi gần như không có giá trị khi xảy ra tranh cãi. Nên phân biệt rõ ba loại yêu cầu: lỗi do bên làm web gây ra, chỉnh sửa trong phạm vi đã nghiệm thu, và yêu cầu mới ngoài phạm vi.

Với thay đổi phạm vi, quy trình hợp lý là: doanh nghiệp đề xuất bằng văn bản, đơn vị làm web đánh giá và báo chi phí, thời gian, hai bên xác nhận rồi mới triển khai. Quy trình này bảo vệ doanh nghiệp khỏi phát sinh bất ngờ, đồng thời giúp đơn vị làm web không phải làm thêm mà không được ghi nhận.

Những dấu hiệu cảnh báo trong hợp đồng

Không có phụ lục phạm vi, chỉ ghi chung là thiết kế website theo yêu cầu.
Không nhắc tới mã nguồn, tên miền, tài khoản quản trị.
Yêu cầu thanh toán gần hết trước khi có bất kỳ sản phẩm nào để duyệt.
Bảo hành không ghi phạm vi, hoặc gọi là bảo trì nhưng thực chất là khoản phí bắt buộc hằng năm không rõ đầu việc.
Cam kết thứ hạng Google cụ thể, ví dụ như lên top 1 trong thời gian ngắn.
Không có điều khoản chấm dứt hoặc bàn giao khi ngừng hợp tác.

Trước khi ký, hãy rà lại cùng nhau

Một buổi rà soát hợp đồng cùng đơn vị làm web, đi qua từng điều khoản, thường giúp phát hiện những chỗ hai bên hiểu khác nhau trước khi chúng trở thành vấn đề. Đơn vị nghiêm túc sẽ sẵn sàng giải thích và điều chỉnh những điểm chưa rõ. Tham khảo quy trình làm việc từ yêu cầu đến bàn giao, chính sách bảo hành và bàn giao của TDDTech, hoặc đọc 9 tiêu chí đánh giá đơn vị thiết kế website.

Hợp đồng tốt giống giấy tờ của một tài sản: nó xác định tài sản gồm những gì, thuộc về ai và được chăm sóc ra sao. Nếu anh chị muốn xem một báo giá có phạm vi, quyền sở hữu và bảo hành ghi rõ ràng, hãy liên hệ TDDTech.

Câu hỏi thường gặp

Làm website có cần ký hợp đồng không?

Nên có. Hợp đồng, hoặc ít nhất là báo giá kèm phụ lục phạm vi được hai bên xác nhận, giúp tránh hiểu lầm về công việc, chi phí, thời gian, quyền sở hữu và bảo hành.

Nên thanh toán theo mấy đợt?

Thường chia theo mốc công việc, ví dụ đặt cọc khi bắt đầu, thanh toán tiếp khi duyệt thiết kế hoặc hoàn thành lập trình, và phần còn lại khi nghiệm thu. Điều quan trọng là mỗi đợt gắn với một kết quả cụ thể.

Mã nguồn được bàn giao khi nào?

Thông thường sau khi hoàn tất thanh toán theo hợp đồng. Hợp đồng nên ghi rõ thời điểm, hình thức bàn giao và danh sách những gì được bàn giao.

Thay đổi yêu cầu giữa chừng thì xử lý thế nào?

Thay đổi trong phạm vi đã thống nhất được xử lý theo số vòng chỉnh sửa trong hợp đồng. Yêu cầu mới ngoài phạm vi nên được đánh giá, báo chi phí và thời gian, hai bên xác nhận trước khi làm.

Có mẫu hợp đồng thiết kế website chuẩn không?

Không có một mẫu đúng cho mọi dự án. Có thể dùng checklist trong bài để kiểm tra hợp đồng đã đủ các nhóm điều khoản quan trọng chưa, và nhờ người có chuyên môn pháp lý xem lại khi cần.